As ações em lote mais utilizadas no CAL 4.0

A opção de ações em lote veio para automatizar algumas alterações que vocês fazem no sistema.

Trouxemos exemplos das mais utilizadas no dia a dia, na aba de Requisito de CAL, que também é a principal aba de trabalho na gestão dos Requisitos Legais!

Algumas das ações em lote mais utilizadas são:

1. Alterar status de Requisito para não aplicável (Resposta requisito);
2. Incluir área responsável pelo requisito (Requisito);
3. Excluir área responsável (Resposta requisito);
4. Substituir área responsável (Resposta requisito);
5. Incluir evidência (Resposta requisito).

Primeiro, você já deve ter notado que, ao lado dos requisitos existem dois “quadradinhos para seleção”. Eles são diferentes!

O quadradinho ao lado do próprio requisito deve ser utilizado quando a ação for realizada nele.

Já o quadradinho ao lado da área específica, em seu campo de Resposta de Requisito, que só pode ser visualizado quando você expande o campo de áreas vinculadas ao RL, deve ser utilizado quando a ação for realizada em relação àquela área específica. 

Ou seja, a depender da ação em lote que deseja usar, você deverá selecionar um dos dois quadradinhos.

Na ferramenta de ação em lote, as opções em que você deve selecionar as respostas dos requisitos, terão a informação “(Resposta requisito)”. Já as opções em que você deve selecionar o próprio requisito, terão a informação “(Requisito)”. Veja:

 

Agora vou te ensinar para que serve e como usar cada uma delas!

Alterar status de Requisito para não aplicável

Primeiramente, é necessário que o requisito já tenha sido direcionado às áreas responsáveis pela resposta. Caso elas entendam que ele não se aplica às suas atividades, aos seus processos ou à competência da própria área, poderá defini-lo como “Não aplicável”.

• Essa ação em lote deve ser realizada em requisitos pertencentes a somente um CAL.
• Nesse caso, a seleção deve ser feita no quadradinho referente à área, em seu campo de Resposta de Requisito
  

Para isso, você deverá:

1. Expandir o campo de respostas do requisito, para que o campo destinado ao preenchimento de cada área seja disponibilizado;
   
2. Selecionar o quadradinho referente ao campo de Resposta de Requisito da área que deseja definir o requisito como “Não aplicável”;
   
   Você pode expandir o campo de resposta de vários requisitos e selecionar o quadradinho de diversas áreas ao mesmo tempo. Não necessariamente elas precisam estar vinculadas a um só requisito;
   
    
3. Selecione, na ferramenta “Ação em lote”, a opção “Alterar status de Requisito para não aplicável (Resposta requisito)”;
4. Clique em “Aplicar”;
5. Em seguida, confirme a sua ação, clicando em “Sim”;
6. Insira uma justificativa para a não aplicabilidade, nos campos que forem disponibilizados;
7. Clique em “Salvar”.

Incluir área responsável pelo requisito

Você deverá selecionar os Requisitos que deseja incluir uma(s) determinada(s) área(s) como responsável (eis) pelo seu evidenciamento. Independente dele já possuir ou não outras áreas responsáveis.

• Nesse caso, a seleção deve ser feita no quadradinho referente ao próprio requisito. 

  
  
  Para isso, você deverá:

1.  Selecionar o quadradinho de todos os requisitos que deseja incluir a(s) área(s) como responsável(eis);
2.  Selecione, na ferramenta “Ação em lote”, a opção “Incluir área responsável pelo requisito (Requisito)”;
3. Clique em “Aplicar”; 

   
   

4. Indicar a área desejada, na respectiva tela;
5. Clicar em “Salvar”.

Excluir área responsável pelo requisito

Você deverá selecionar as áreas específicas que deseja remover de um ou mais requisitos. Por isso, o campo a ser selecionado é o da área.

• A seleção deve ser feita no quadradinho referente à área, em seu campo de Resposta de Requisito.

Para isso, você deverá:

1. Expandir o campo de respostas do requisito, para que o campo destinado ao preenchimento de cada área seja disponibilizado;
2. Selecionar o quadradinho referente às áreas que deseja excluir do(s) Requisito(s);
3.  Selecione, na ferramenta “Ação em lote”, a opção “Excluir área responsável (Resposta requisito)”
4. Clique em “Aplicar”
5. Confirmar a sua ação, clicando em “Sim”.

Substituir área responsável pelo requisito

Você deverá selecionar as áreas específicas que deseja substituir de um ou mais requisitos. Por isso, o campo a ser selecionado é o da área.

• A seleção deve ser feita no quadradinho referente à área, em seu campo de Resposta de Requisito.

Para isso, você deverá:

1. Expandir o campo de respostas do requisito, para que o campo destinado ao preenchimento de cada área seja disponibilizado;
2. Selecionar o quadradinho referente às áreas que deseja substituir do(s) Requisito(s);
3. Selecione, na ferramenta “Ação em lote”, a opção “Substituir área responsável (Resposta Requisito)”;
4. Clique em “Aplicar”.

    

5. Selecionar a nova área, no campo indicado;
6. Clicar em “Salvar”.

 

Incluir evidência

Nesse caso, é necessário que o requisito já tenha sido direcionado às áreas responsáveis pelo evidenciamento. Você deverá selecionar o campo de resposta de cada área específica em que deseja incluir a evidência.  Por isso, o campo a ser selecionado é o da área.

• A seleção deve ser feita no quadradinho referente à área, em seu campo de Resposta de Requisito.

Para isso, você deverá

1. Expandir o campo de respostas do requisito, para que o campo destinado ao preenchimento de cada área seja disponibilizado;
2. Selecionar o quadradinho referente às áreas que deseja incluir a evidência;
3. Selecione, na ferramenta “Ação em lote”, a opção “Incluir evidência (Resposta de Requisito)”;
4. Clique em “Aplicar”;
5. Inserir a evidência/observação neste campo, que será disponibilizado. Se desejar, insira o(s) anexo(s) ou documento(s), clicando no botão “Inserir novo anexo”;
6. Clique em “Salvar” caso queira somente salvar, ou em “Salvar e atualizar VCL”, caso queira indicar que aqueles requisitos foram avaliados na presente data e, assim, o prazo para reanálise tenha este dia, como base.

 

Além dessas, o CAL oferece diversas outras possibilidades de ações em lote. Inclusive, em outras páginas, além da de Requisito de CAL.

Espero que, assim, você consiga otimizar ainda mais seu tempo e realizar diversas ações com um só clique!

 

 

-Escrito por Júlia Balsamão