Ter segurança para apresentar resultados ao auditor é o passo que falta para que você não tema seu processo de certificação.

No último artigo (ver aqui), falamos um pouco sobre as melhores formas de utilizar os filtros de busca do Sistema CAL para se preparar para uma auditoria. 

É fato: um bom preparo é uma etapa essencial de uma jornada em prol do sucesso da sua certificação. Mas mais do que garantir que as pendências tenham sido tratadas a tempo, é preciso assegurar que você saberá como mostrar esses resultados ao auditor.

Quando a equipe é capaz de utilizar de forma eficaz os filtros de pesquisa, ela demonstra não apenas o domínio técnico sobre as ferramentas disponíveis, mas também garante que todos os requisitos legais são monitorados de forma eficiente e organizada no dia-a-dia da organização.

Daí a importância de ter as ferramentas corretas: essa competência reflete diretamente na transparência e na confiabilidade das informações apresentadas ao auditor. Ao saber onde e como encontrar os dados relevantes, as equipes afastam erros ou omissões, evitando riscos de não conformidades preveníveis que poderiam comprometer a certificação ou a imagem da empresa. 

Vamos conferir os filtros de pesquisa mais assertivos para que você tenha todas as respostas na palma da sua mão? 

ATENÇÃO: se um dos filtros mencionados aqui não estiver disponível na sua visualização inicial, você pode adicioná-los no campo indicado abaixo. Basta clicar sobre ele, escolher qual das opções da lista melhor te atende e incluir o filtro desejado clicando no +:

DICA 1: Status de atendimento do requisito

O filtro de “Status de Atendimento do Requisito” é crucial para evidenciar a eficiência e o comprometimento das áreas responsáveis pela conformidade legal. 

Esses filtros não apenas permitem visualizar o cumprimento das obrigações, mas também destacam como as equipes estão ativamente engajadas na implementação de ações práticas para mitigar riscos e corrigir eventuais falhas no atendimento. 

Isso porque, além de destacar todos os seus requisitos devidamente atendidos, você pode mostrar que aqueles que ainda não estão sendo cumpridos, logo, sob o status “não atendido”, já são alvos de planos de ação eficazes, com prazo e responsáveis delineados.

Para isso, utilize os filtros destacados abaixo:

• Status consolidado do requisito: fornece uma visão geral do status entre todas as áreas envolvidas.
• Status de resposta do requisito: detalha como cada área responsável está respondendo pela obrigação.

Para saber mais detalhes sobre os tipos de status do Sistema CAL e como utilizá-los, clique AQUI

DICA 2: Normas legais

Uma das grandes vantagens do Sistema CAL é a capacidade de encontrar requisitos relacionados a normas específicas. 

Essa funcionalidade permite que você busque diretamente requisitos de determinadas Normas Regulamentadoras (NR), Portarias, Resoluções ou, ainda, por órgãos emissores como IBAMA ou CONAMA, sem a necessidade de vasculhar um grande volume de informações.

Para isso, você deverá utilizar os filtros de normas legais relacionadas, como os indicados abaixo:

• Tipo de Norma: como NR, Portaria ou Resolução.
• Número da Norma Legal relacionada: apenas o número, sem pontuação.
• Ano da Norma Legal relacionada: insira o ano completo (4 dígitos).
• Órgão: responsável pela emissão da norma.

DICA 3: Escopo do requisito

Outro ponto muito importante em uma auditoria de certificação é ter uma estratégia prática e eficaz para segmentar apenas os requisitos que de fato importam para a temática de certificação. 

Por exemplo, se o processo diz respeito à certificação da ISO 14001 – relativa ao Sistema de Gestão Ambiental – provavelmente não faz sentido apresentar centenas de requisitos do escopo de Qualidade ou Saúde e Segurança Ocupacional ao auditor, certo? 

Para isso, disponibilizamos filtros de escopo das obrigações para que você possa ter uma visão direcionada só do que realmente importa. Assim, basta utilizar nosso filtro de “Escopo do Requisito” e selecionar a opção desejada dentre os escopos contratados: 

É importante lembrar que esse filtro traz todos os requisitos mapeados para o item sinalizado – até mesmo daquelas obrigações que afetam simultaneamente dois ou mais escopos.

Caso queira visualizar requisitos exclusivos de uma categoria, sem obrigações compartilhadas, basta aplicar o filtro a seguir:

DICA 4: Requisitos críticos

Para aqueles que aprimoram seus processos, aplicando uma lógica de priorização de requisitos por meio da contratação do nosso Módulo Adicional de Indicadores de Riscos (conheça mais aqui), é de grande valia localizar as obrigações que são consideradas críticas para as atividades da empresa. 

A análise de criticidade é feita de forma personalizada para cada negócio, por meio da indicação de critérios como temas e normas sensíveis à organização.

DICA Bônus explore também os relatórios

O Sistema CAL disponibiliza as interfaces de relatórios para geração de dados de forma visual e clara, desde suas normas legais, até seus requisitos, planos de ação ou documentos. Elas podem ser acessadas pelo seguinte ícone:

Com as interfaces de relatórios, você pode visualizar esses dados de maneira prática, facilitando a interpretação e compreensão integral das informações durante a auditoria. Isso porque eles oferecem a flexibilidade de gerar diferentes tipos de gráficos, como pizza ou barra, e apresentar as informações em números absolutos ou percentuais. 

Para além dos filtros que já mencionamos, você consegue optar pelo tipo de agrupador do gráfico gerado. Ou seja: à medida que os filtros restringem o que vai ser exibido, os agrupadores determinam como esse conteúdo será mostrado – sendo possível fazer um comparativo entre áreas, escopos ou CALs, por exemplo:

Para saber mais sobre nossas telas de relatórios e suas funcionalidades, acesse nosso FAQ: AQUI

Por fim, te incentivamos a explorar e conhecer cada vez mais as possibilidades do Sistema CAL! Oferecemos filtros para os mais diversos objetivos, de forma que possamos simplificar sua gestão e poupar seu tempo. E não se esqueça de que é possível acumular diferentes filtros em uma só busca, afunilando seus resultados!

O domínio sobre os filtros mostra que a equipe está bem preparada, o que transmite maior confiança aos auditores e a outras partes interessadas. 

Isso resulta em uma reputação mais sólida para a empresa, evidenciando seu compromisso com a conformidade e sua capacidade de gerenciar de maneira proativa os requisitos legais.

Juntos, vamos te mostrar como maximizar a eficiência no uso do Sistema CAL e transformar sua gestão de requisitos de forma permanente!

Gestão de requisitos legais que te mantem atualizado e em cumprimento legal

O CAL, software de gestão de requisitos legais da Ius, ajuda sua empresa a identificar e monitorar normas aplicáveis, gerenciar conformidade e reduzir riscos. Com automação, ele simplifica processos, garante transparência em auditorias e facilita a adesão rápida a novas regulamentações. Além disso, permite o acompanhamento de mudanças legislativas e o gerenciamento de evidências

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