Como fazer a gestão de documentos

A gestão de documentos é um passo essencial para que sua empresa esteja em conformidade legal. Além disso, ela também é exigida pelas normas certificadoras e, por isso, deve ser realizada para alcançar e manter suas certificações.  Nesse artigo vamos dar dicar de como fazer a gestão de documentos!

Tal controle tem a capacidade de otimizar a sua gestão dos requisitos aplicáveis à sua organização e à sua área e tornou-se uma prática necessária e estratégica, no que se refere à gestão da sua empresa.

Vamos explicar sobre a importância de realizar a gestão dos seus documentos, como ela funciona, por que ela deve ser feita e muito mais!

O que é a gestão de documentos?

Gestão de documentos significa armazenar e organizar corretamente toda a documentação relevante da sua empresa, de maneira eficiente, a fim de alcançarem o uso e consulta corretos deles e, assim, conhecerem e colocarem em prática tudo aquilo que é obrigatório ou acordado.

Em relação à gestão de requisitos legais, a gestão de documentos também é exigida por normas legais e normas certificadoras e, por isso, é essencial que seja feita, caso deseje alcançar ou manter uma certificação e estar em conformidade legal.

Inclusive, essa é uma das exigências feitas durante as auditorias. Um momento é dedicado para análise da documentação da sua organização e para analisar como a gestão destes documentos é feita. 

Tal controle, pode ser realizado de diversas formas. Existem algumas um pouco mais burocráticas que outras, algumas mais eficientes e que facilitam muito mais a armazenagem, a busca, o evidenciamento, a identificação dos pontos relevantes, o acesso e muito mais!

1. Classificação dos documentos
2. Outros Requisitos – documentos com força de lei
3. Alguns documentos importantes – Outros Requisitos
4. Outros documentos – Sem obrigações
5. O que é fazer a gestão de documentos?
6. A importância da gestão dos documentos
   • Outros Requisitos
   • Outros documentos
7. O que as normas certificadoras trazem sobre a gestão de documentos?
8. O que você precisa na gestão de documentos?
9. Onde fazer a gestão?

Os documentos

Classificação dos documentos

 A primeira distinção entre eles é: 

• Os documentos que estabelecem obrigações, padrões, diretrizes e afins, para a sua atividade, para suas ações, para os seus serviços/produtos, para os seus processos e etc.
• Os documentos que evidenciam o cumprimento dos critérios estabelecidos por alguma norma, ou outro documento e etc.

Outra distinção importante, é em relação ao fato de alguns documentos serem fruto de relações externas e outros, de relações internas. Existem aqueles frutos de acordos, aqueles que são frutos das relações com os órgãos públicos, aqueles que são de controle interno da empresa e etc. Podemos dividi-los em:

• Internos: é através de um documento de controle interno, que você poderá dispor sobre a sua atividade, sobre os padrões a serem seguidos, sobre os dados referentes à sua atuação e muito mais! Ou seja, são documentos internos, aqueles firmados pela própria organização. Podendo ser, por exemplo, um direcionamento da matriz, um termo de conduta e etc.
• Externos: já os documentos externos, são aqueles firmados com algum terceiro. Como é o caso dos contratos firmados com parceiros, com fornecedores, com órgãos públicos e etc. 

Por fim, todos esses documentos podem ou não gerar alguma obrigação para a sua empresa. Por isso, podemos dividi-los em:

• Documentos simples: não geram nenhuma obrigação.
• Outros requisitos: são aqueles documentos que geram alguma obrigação à organização, em relação à sua atividade, conduta, ações, processos e etc, e que tem força de lei.

No caso, todos eles devem ser monitorados corretamente!

Mas vamos falar um pouco melhor sobre os “Outros Requisitos”, já que a gestão deles é mais crítica?

Outros Requisitos – Documentos com força de lei

Os outros requisitos são aqueles documentos que a empresa tem, fruto da relação com alguma outra parte interessada, como um órgão público, por exemplo, e que tem força de lei. 

Ele não é uma norma, não é um requisito legal, é um outro requisito. A empresa não pode deixar de cumpri-los, assim como não podem deixar de cumprir um requisito legal.

E, em alguns casos, as consequências do descumprimento de um outro requisito é até pior do que o descumprimento de um requisito legal. Porque ali, por exemplo, é um documento firmado direto com o órgão, que o conhece bem e suas previsões e, além disso será o responsável pela fiscalização.

Portanto, ao descumprir uma obrigação daquele documento, você poderá sofrer consequências severas, como não conseguir renová-lo e não poder exercer suas atividades regularmente.

Um exemplo disso é a Licença Ambiental. Se a organização não cumpre as condicionantes nela previstas, não conseguirá renová-la e, assim, estará descumprindo um item principal e não poderá operar suas atividades, Mas, caso opere, a multa pode ser milionária! 

Para que você possa visualizar melhor, veja alguns exemplos, que são alguns dos mais críticos e, por isso, recebem atenção redobrada pelos nossos clientes:

Alguns documentos importantes – Outros Requisitos:

1. Em meio ambiente, temos as Licenças, as Outorgas e os Termos de ajustamento de conduta
2. Contratos com órgãos públicos;
3. Em Saúde e Segurança Ocupacional e Responsabilidade Social, as Convenções Coletivas de Trabalho (CCT)
   1. SSO: as CCT são firmadas com os sindicatos e trazem uma série de obrigações que a empresa deve cumprir junto aos trabalhadores. Na maioria dos casos, envolve questões relativas à CIPA, aos EPIs, aos acidentes de trabalho…
   2. RS: da mesma forma, a CCT é firmada, porém, tratando sobre, por exemplo, remuneração e jornada de trabalho. 

Outros documentos – Sem obrigações:

Documentos que não necessariamente são outros requisitos, ou seja, não tem aquela força legal, mas são documentos que você precisa atender internamente e, consequentemente, realizar a gestão deles.

Veja alguns exemplos deles:

1. Procedimentos e instruções de trabalho da própria empresa;
2. Contrato com fornecedores, parceiros, contratantes e etc;
3. Contratos estabelecidos com órgãos públicos (alguns não trazem obrigações);
4. Padrões internacionais;
5. Controle de treinamentos, dentre vários outros.

Afinal, o que é fazer a gestão de documentos?

Fazer a gestão dos documentos é mantê-los atualizados, dentro da conformidade legal e da conformidade de gestão. 

Sabemos que o número de documentos que as organizações precisam se atentar e controlar, é muito alto. Além disso, que o controle efetivo de cada um deles é um processo que pode ser burocrático e, muitas vezes, ineficiente! Por isso, é imprescindível realizar a gestão, para que você não perca prazos, conheça e mantenha o atendimento das obrigações, os mantenha organizados e armazenados em local de fácil acesso e conhecimento.

Um exemplo disso, é o controle de treinamentos. São vários documentos, de vários colaboradores, de diferentes treinamentos e etc. Ou seja, são muitos registros de treinamentos que você precisa acompanhar e garantir que estão válidos e dentro da conformidade legal. Por isso, a gestão é essencial! Para que você consiga acompanhar cada um deles, de maneira simples e eficiente. Nesse caso, o ideal é que você utilize uma ferramenta para te auxiliar e para facilitar este processo.

A importância de fazer a gestão dos documentos de forma eficiente

Resumidamente, a gestão documental garante a qualidade, a segurança e a produtividade da sua empresa. 

Mas claro que este processo não é tão simples e oferece somente isso a você!

Esta é uma prática estipulada e regulada por normas de gestão, que definem como os documentos serão emitidos, aprovados, regulados e etc. O objetivo é garantir que todos os documentos da organização sejam emitidos, analisados, aprovados, alterados e afins, de forma correta e contínua. Ou seja, que eles estejam sempre atualizados!

Além disso, juridicamente falando, é importante que documentos exigidos por normas legais sejam armazenados e mantidos, para comprovação (se necessário), utilização em eventuais processos judiciais e controle de validade. 

 Vou te mostrar, na prática, como a gestão dos documentos é importante:

Outros Requisitos

No caso dos outros requisitos, é importante que você faça a gestão porque esses documentos têm força de lei. Se não cumprir as obrigações previstas, você pode, por exemplo:

• Ser multado;
• Ser autuado;
• Ser processado judicialmente;
• Ter sua atividade paralisada (embargada e/ou interditada);
• Ter danos à imagem da empresa;
• Gerar danos e desastres ambientais, humanos, econômicos e sociais;
• Sofrer passivos trabalhistas;
• Ter a descontinuidades das suas certificações; 
• Não alcançar alguma certificação, dentre outros.

Todos documentos que são considerados “Outros Requisitos” devem estar em dia e bem geridos, para garantir a conformidade legal da sua empresa. Inclusive, a gestão é uma exigência feita por normas certificadoras. O que significa dizer que, caso os documentos, procedimentos, registros, não estejam atualizados e vocês não estejam atendendo às suas obrigações, isso pode impactar nas normas de gestão e, assim, gerar uma não conformidade e, por fim, acarretar na perda da sua certificação.

Outras situações também são possíveis em caso de má gestão dos documentos, como a ocorrência de passivos trabalhistas, ao ter procedimentos desatualizados ou em desconformidade com as normas e, assim, gerando impacto na saúde e segurança do trabalhador.

Outros documentos

No caso dos outros documentos, que não tiverem força de lei, existem diversas situações que você pode enfrentar no seu dia a dia. Por isso, vou te apresentar alguns exemplos:

Contratos com terceiros:

É possível que seja um contrato estabelecido com um contratante e você tenha que cumprir algo para poder fornecer o seu produto e/ou serviço a ele. E, caso não atenda, além de afetar o contrato e a relação específicos, pode afetar questões econômicas da empresa, a sua posição frente ao mercado, pode provocar a perda de competitividade e afins. 

Padrões internacionais: 

O seu empreendimento deve fazer a gestão deste tipo de documento, a fim de conhecer e atender às determinações da própria empresa. Ao não atender, o gestor responsável pelo processo pode ser responsabilizado pela inconformidade, por exemplo.

O que as normas certificadoras trazem sobre como fazer a gestão de documentos?

ISO 14001 – Meio Ambiente

A Norma certificadora em Meio ambiente prevê que as organizações devem fazer a gestão dos requisitos legais e dos outros requisitos, além da gestão de informações documentadas. 

Sobre a gestão de outros requisitos, veja o disposto na norma:

A partir deste item, é possível entender porque é tão importante fazer a gestão dos documentos que preveem obrigações para sua empresa, ter conhecimento e uma listagem segura de quais são essas obrigações, gerenciá-las e evidenciá-las de forma efetiva e constante.

Além disso, a norma é objetiva ao dizer que a gestão de requisitos legais e de outros requisitos (que podem ser provenientes de um documento), deve ser documentada e atualizada. Neste sentido, veja o que está disposto em outros itens da ISO 14001:

Além disso, a Norma também traz uma série de determinações quanto ao controle, disponibilização, armazenagem, criação e etc, dos documentos. Formalizando, assim, a necessidade de tal gestão ser bem organizada.

ISO 45001 – Saúde e Segurança Ocupacionais – Como realizar a gestão dos documentos

A Norma Certificadora em Saúde e Segurança Ocupacionais (ISO 45001), dispõe exatamente no mesmo sentido da ISO 14001, sobre a necessidade de se realizar a gestão dos requisitos legais e dos outros requisitos e de manter as informações documentadas. Veja:

“6.1.3 Determinação dos requisitos legais e outros requisitos

A organização deve estabelecer, implementar e manter um processo(s) para:

a) determinar e ter acesso aos requisitos legais atualizados e outros requisitos que são aplicáveis a seus perigos, riscos de SSO e sistema de gestão de SSO;

b) determinar como estes requisitos legais e outros requisitos se aplicam à organização e o que precisa ser comunicado;

c) levar em consideração estes requisitos legais e outros requisitos, ao estabelecer, implementar e manter e melhorar continuamente seus sistema de gestão de SSO.

A organização deve manter e reter informação documentada sobre seus requisitos legais e outros requisitos, e deve assegurar que sejam atualizados para refletir quaisquer mudanças”

Sobre o controle das informações documentadas, a norma estabelece:

“7.5.1 Generalidades

O sistema de gestão de SSO da organização devem incluir:

– informação documentada requisitada por este documento;

– informação documentada determinada pela organização como necessária para a eficácia do sistema de gestão de SSO. 

(…)

7.5.3 Controle de informação documentada

A informação documentada requerida pelo sistema de gestão de SSO e por este documento deve ser controlada para assegurar que:

a) esteja disponível e adequada para uso, onde e quando necessário;

b) esteja adequadamente protegida (por exemplo, por perda de confidencialidade, uso indevido ou perda de integridade);

c) para o controle da informação documentada, a organização deve abordar as seguintes atividades, conforme aplicável:

– distribuição, acesso, recuperação e uso;

– armazenamento e preservação, incluindo a preservação da legibilidade;

– controle de mudanças (por exemplo, controle de versão);

– retenção e disposição.

A informação documentada de origem externa determinada pela organização como necessária para o planejamento e operação do sistema de gestão SSO deve ser identificada, como apropriado, e controlada”

Da mesma forma, a ISO 45001 também é muito específica ao tratar sobre a armazenagem e controle da documentação pertinente à gestão em SSO.

Por isso, em ambos os casos, podemos perceber como a gestão é essencial para estar em conformidade com as determinações das ISOs e, assim, alcançar a certificação ou a renovação da mesma.

O que você precisa na gestão de documentos?

• Armazenamento e organização: é importante que os documentos estejam digitalizados, armazenados em ambiente eletrônico e em um só lugar. Isso facilita o acesso, a busca, o manuseio e a organização;
• Acesso fácil: para localizar, alterar, corrigir, atualizar;
• Controle: para que você possa decidir aquilo que deve ser incluído, aquilo que já está obsoleto e, além disso, quem terá acesso aos documentos;
• Prazos: mecanismo eficiente, que te ajude a controlar quais documentos estão obsoletos, quais estão próximos do prazo de vencimento e quais estão válidos;
• Gestão: é importante conseguir “agir” em relação ao documento, a depender do seu status. Indicando, assim, como está a situação de cada um deles, o que tem sido feito em relação, planos de ação, se necessário… Isso vai te ajudar muito nas auditorias! 
• Objetividade: entender o que aquele documento determina, de fato e quais são as medidas a serem tomadas para atendê-lo.
• Histórico: para conseguir visualizar as alterações relativas à gestão dos documentos.

Onde fazer a gestão?

Existem diversas formas de realizá-la. Algumas delas são mais burocráticas e pouco seguras. Já outras, podem ser eficientes e oferecer ferramentas que tornam o processo mais rápido e seguro. Mas o importante mesmo, é que você não deixe de controlar os seus documentos e, assim, não sofra nenhum passivo.

O legal de fazer por uma ferramenta com este objetivo, é que ela poderá te oferecer maior praticidade. Normalmente, ferramentas são desenvolvidas com o propósito de deixar a gestão mais rápida, centralizada e “controlável”. A chance de você perder prazos, deixar de atender alguma obrigação e ter um controle frágil, diminui bastante!

Algumas empresas, como a Ius, oferecem ferramentas para esta finalidade. Aqui, chamamos de Módulo de Controle de Documentos.

Este módulo é destinado exclusivamente ao monitoramento dos documentos importantes para sua gestão. Com ele, você poderá monitorar, organizar e customizar quantos documentos quiser!

Conheça algumas possibilidades do Módulo de Controle de Documentos:

• Cadastre quantos documentos quiser;
• Liste todas as obrigações previstas em cada documento, de forma objetiva (check list), para que não tenha que acessar o texto integral toda vez que precisar monitorar seus documentos; 
• Evidencie o atendimento às obrigações previstas em cada documento;
• Crie planos de ação para o atendimento das obrigações ou para controle do documento; 
• Não perca mais prazos de nenhum documento: o sistema oferece alertas indicando: 
  • quando o documento está perto do prazo de vencimento;
  • se o documento tiver um prazo para renovação antes do vencimento, o módulo avisa quando o vencimento está chegando para que você não perca o prazo para renovar;
  • Alertas para o cumprimento de planos de ação, caso eles tenham sido cadastrados.
• Cadastre o protocolo da renovação dentro do sistema e o status do documento vai mudando de acordo com a sua validade (documento válido, em renovação, foi renovado, vencido…); 
• Defina áreas responsáveis pela gestão do documento;
• Associe o documento à legislação aplicável/obrigações e muito mais!

Se quiser conhecer um pouco mais sobre o Módulo de Controle de Documentos, você pode clicar aqui!

Viu só como a gestão de documentos é essencial para a sua empresa e como é importante implementá-la?

Espero ter esclarecido os principais pontos sobre o assunto, mas se restarem dúvidas, deixe nos comentários!

-Escrito por Júlia Balsamão