Módulos adicionais | Soluções na gestão de requisitos

No artigo de hoje, falaremos sobre os Módulos Adicionais do CAL. Já que estes, são ferramentas que te auxiliarão a estar e se manter em conformidade legal, já que possibilitarão o controle seguro, fácil e centralizado, de demandas importantes em relação à gestão de requisitos legais.

Por isso, te contaremos quais são eles, como cada um funciona e como eles poderão te auxiliar no dia a dia.

Além da listagem das obrigações e normas legais aplicáveis ao seu empreendimento, da possibilidade de evidenciamento delas, da criação de planos de ações, emissão de relatórios, dentre tantas outras facilidades, o CAL oferece vários módulos adicionais.

Sendo que estes módulos são soluções para outras demandas relacionadas à gestão de requisitos legais, para além da própria listagem, conhecimento e evidenciamento, e, vão te ajudar a se manter em conformidade legal.

Há pontos importantes a serem observados quando o assunto é conformidade legal. Conhecer as suas obrigações, as normas e requisitos aplicáveis, evidenciar o atendimento ou as medidas que estão sendo tomadas para alcançá-lo, é, com certeza, o ponto principal. Entretanto, as empresas também devem controlar outros aspectos relacionados aos requisitos legais e ao dia a dia da empresa, como é o caso de documentos importantes, ou a realização da gestão dos Aspectos e Impactos e os Perigos e Riscos presentes na organização.

 

A importância do monitoramento centralizado

Ter ferramentas que possibilitam o monitoramento de todos os pontos e processos importantes relacionados à gestão de requisitos legais, em um só lugar, é essencial para agilizar a gestão, torná-la efetiva, segura e organizada.

Ter a sua gestão dos requisitos legais e outras ferramentas dedicadas aos outros pontos importantes relacionados à gestão, em um só sistema, tornará o processo muito mais rápido, centralizado, linkado e controlável.

Inclusive, isso poderá te ajudar bastante em auditorias, já que você terá em mãos e de maneira organizada, tudo aquilo que lhe for solicitado pelo auditor, demonstrando um comprometimento em evitar gaps e engajamento com qualidade com a gestão.

Por isso, conheça os módulos que vão otimizar a sua gestão!

Controle de documentos

O módulo de Controle de Documentos é destinado ao gerenciamento dos documentos essenciais à gestão dos Requisitos Legais, ou não.

Com ele, você poderá vincular qualquer documento que quiser, seja ele pertinente ou não para a sua gestão, atrelados a normas legais ou a procedimentos internos da sua empresa. Também poderá monitorá-los e elaborar um check list, com as obrigações previstas neles, evidenciá-los, criar planos de ação e vinculá-los aos próprios Requisitos Legais, caso sejam relacionados.

Através deste módulo, você poderá monitorar, organizar e customizar todos os documentos importantes e, assim, não perderá prazos para renovação, esquecerá alguma condicionante ou deixará suas evidências desatualizadas.

O que ele oferece?

• Cadastre qualquer documento importante;
• Cadastre quantos documentos quiser;
• Elabore um check list para os documentos inseridos, com as obrigações, ou condicionantes e etc, neles previstas;
• Gerencie o prazo de validade e de renovação dos documentos;
• Crie planos de ação para atender àquele documento;
• Defina áreas responsáveis pela gestão de cada um dos documentos;
• Associe o documento à legislação e/ou obrigações aplicáveis; 
• Transforme as evidências que você inseriu na listagem de obrigações aplicáveis, em um documento gerenciável;

 

Qualificação de fornecedores

Com o módulo de Qualificação dos Fornecedores, você poderá identificar, quantificar e fazer a gestão das obrigações legais aplicáveis aos terceiros contratados e que você deverá exigir de cada um deles.. Ou seja, você poderá acompanhar se cada um deles está em conformidade com as obrigações que lhes são aplicáveis e que sejam atreladas à relação entre vocês.

Uma das responsabilidades da sua empresa, é se certificar que os seus fornecedores seguem os padrões definidos por lei. Este processo é imprescindível para a sua conformidade legal e, inclusive, a realização de tal monitoramento poderá resguardar a sua organização de uma possível co-responsabilidade, em caso de passivos decorrentes do descumprimento de obrigações, por parte de seus parceiros.

Para te auxiliar nisso, apresentamos uma série de atividades que podem ser praticadas pelos fornecedores e determinamos quais requisitos cada uma delas poderia estar atrelada. 

Dessa forma, você poderá quantificar o número total de atividades contratadas, estabelecer quais requisitos são aplicáveis a cada uma delas e definir qual o status de atendimento (por parte do terceiro) de cada obrigação.

O que ele oferece?

• A Ius Natura listará as obrigações que são aplicáveis a terceiros;
• Monitore o atendimento às obrigações legais, dos escopos de Meio Ambiente e Saúde e Segurança do trabalho, pelos seus fornecedores;
• Cadastre os seus fornecedores específicos no Sistema CAL;
• Controle o status de atendimento às obrigações, por seus fornecedores;
• Insira evidências de atendimento às obrigações, que deve exigir dos fornecedores/prestadores de serviços;
• Controle o vencimento das obrigações e evidências, que são exigidas dos fornecedores/prestadores de serviços;
• Conheça os requisitos legais passíveis de qualificação de fornecedores para as atividades contratadas pela organização, podendo indicar esses requisitos como aplicáveis ou não ao seu empreendimento ou unidade;

 

Indicadores de Riscos  

O módulo Indicadores de Riscos te auxiliará a definir prioridades entre os Requisitos Legais. Permitindo, assim, que você defina quais são as obrigações mais críticas e importantes para o seu empreendimento. 

Dessa forma, você conseguirá otimizar o evidenciamento do seu CAL, já que você definirá o que é mais importante, saberá por onde começar e o que tem mais peso para a sua gestão.

O que o módulo oferece?

• Categorize e defina quais obrigações (requisitos legais e/ou outros requisitos) são consideradas mais importantes e estratégicas pelo empreendimento;
• Crie indicadores de risco para cada unidade ou em nível corporativo;
• Os critérios para a definição de prioridade são totalmente personalizáveis e, inclusive, é possível definir mais de um critério;
• Filtros e relatórios que podem ser utilizados especificamente para o mapeamento e acompanhamento dos itens críticos;
• Histórico mensal do cenário (acompanhamento de performance);
• Fácil identificação dos requisitos considerados como críticos, pois cada uma destas obrigações é assinalada com a imagem de uma “bomba”;
• A ferramenta permite a alteração e inclusão de novos requisitos considerados como críticos. Pois, mensalmente, novos requisitos são inseridos no Sistema.

 

Além dessas possibilidades e ferramentas trazidas pelo módulo, existem três cenários para a sua aderência:

1. A disponibilização do módulo de Indicadores de Riscos;
2. A disponibilização do módulo de Indicadores de Riscos + a Ius alinha junto com você quais são os Requisitos Críticos
3. A disponibilização do módulo de Indicadores de Riscos + Ius atualizará semestralmente os seus requisitos críticos, de acordo com o padrão estabelecido no início

 

• Disponibilização do módulo Indicadores de Riscos

O módulo de Indicadores é disponibilizado em seu CAL, com todas as funcionalidades citadas anteriormente. Em relação à definição dos critérios de priorização, ela será feita por você na ferramenta. Assim, você poderá selecionar, com base em suas atividades, os requisitos que considerar mais relevantes para a sua gestão.

• Mapeamento inicial de requisitos: Módulo + alinhamento com a Ius

Neste caso, além da disponibilização do módulo e suas funcionalidades, você contará com o auxílio da Ius para definir, incialmente, quais são os requisitos críticos. Ou seja, um consultor especializado da Ius, junto com você, quais são os requisitos mais relevantes, de acordo com as suas atividades e o nosso conhecimento em relação às obrigações que:

• geram maiores multas, ou outras penalidades severas;
• são mais cobradas em auditorias; 
• representam maiores riscos ao meio ambiente, à saúde e segurança dos trabalhadores, entre outros 

Depois disso, você pode continuar estabelecendo outras obrigações como críticas.

• Mapeamento de novos requisitos: Módulo + atualização

Neste caso, além de acessar o módulo e suas respectivas ferramentas, a Ius oferecerá a atualização semestral das obrigações definidas como mais importantes.

Isso significa que, depois de definidas as obrigações críticas, a Ius, semestralmente, as manterá atualizadas e mapeará os novos requisitos críticos, que tenham sido incluídos por atualizações legais em seu CAL e que se enquadram no padrão de criticidade estabelecido inicialmente.

 

Gestão de AIPR

Com este módulo, você poderá cadastrar e fazer a gestão do seu levantamento de Aspectos e Impactos Ambientais e dos Perigos e Riscos Ocupacionais, indentificados na sua empresa, a fim de atender às exigências constantes nas normas certificadoras e outras aplicáveis e reduzir riscos associados aos AIPR.

Além do levantamento, cada AIPR será correlacionado com as normas legais constantes no seu CAL, automaticamente.

Existem três diferentes tipos de aquisição do módulo, em relação à atuação da Ius no processo de levantamento de AIPR. Veja as diferenças entre cada uma delas:

 

• Padrão Ius

A matriz de AIPR da sua empresa, será configurada de acordo com a metodologia utilizada como padrão pela Ius. Neste caso, disponibilizamos um modelo de planilha, onde você fará ou incluirá o seu levantamento de AIPR. 

Como funciona?

• Você nos enviará a lista de atividades, etapas e processos do seu empreendimento, que passarão a ser avaliados seguindo critérios de avaliação de riscos adotado pela Ius, como padrão (colunas, fórmulas e cálculo de importância);
• O cadastro dos dados do levantamento de AIPR no CAL, será feito por você, seguindo a metodologia adotada pela Ius;
• Cada item AIPR, será correlacionado com as normas e requisitos legais aplicáveis, automaticamente;
• Fornecimento de minuta de Procedimento Interno para Levantamento dos Aspectos/Impactos e Perigos/Riscos da organização, conforme metodologia Ius.

 

• Customizado

A matriz de AIPR da sua empresa, será configurada de acordo com a metodologia definida por vocês. No CAL, cadastramos o seu método, regras e padrão utilizados, para que você possa incluir o seu levantamento no sistema, seguindo a sua metodologia.

É você quem define os campos que deseja ter no levantamento, de acordo com o procedimento que seu empreendimento adota.

Como funciona?

• A Ius Natura cadastrará a metodologia utilizada por vocês, no sistema. Ou seja, as definições, regras, informações, colunas, fórmulas e cálculo de importância serão de acordo com o padrão definido na sua empresa;
• Você poderá cadastrar os dados do levantamento de AIPR no sistema, seguindo a sua metodologia;
• Cada item AIPR, será correlacionado com as normas e requisitos legais aplicáveis, automaticamente

 

• Padrão/Customizado + Input de dados

A matriz de AIPR poderá ser configurada de acordo com a metodologia da Ius (padrão) ou com a metodologia utilizada pela sua organização (customizado). Porém, a Ius fará a inclusão inicial dos dados do seu levantamento de AIPR no CAL 4.0.

Como funciona?

• Ius cadastrará os dados do levantamento de AIPR no sistema, seguindo a sua metodologia ou a metodologia Ius (definições, regras, informações, colunas, fórmulas, cálculo de importância);
• Cada item AIPR, será correlacionado com as normas e requisitos legais aplicáveis automaticamente
• Fornecimento de minuta de Procedimento Interno para Levantamento dos Aspectos/Impactos e Perigos/Riscos da organização, conforme metodologia Ius.

 

Gestão de Não Conformidades

Com esse módulo você fará a gestão de todas as não conformidades que estão associadas ao não atendimento de requisitos legais ou de outros requisitos aplicáveis. 

Assim, você poderá, além de registrá-las, acompanhá-las, tratá-las, e evitar as suas recorrências.

O que o módulo oferece?

Com o módulo de Gestão de Não Conformidades, você poderá:

• Analisar a causa raiz da NC e tratá-la por meio de planos de ação e de avaliações de eficácia;
• Definir responsáveis pela avaliação da eficácia das medidas adotadas para tratar a NC;
• Definir prazos para execução das medidas estipuladas para tratamento (planos de ação associados à NC);
• Controlar NC reincidentes;
• Extrair relatórios sobre os dados das NCs, como Não conformidades específicas de uma área, Não conformidades por norma legal, Não conformidades vinculadas a requisitos críticos;
• Vincular a NC aos requisitos legais ou outros requisitos descumpridos;
• Vincular a NC às exigências das normas certificadoras;
• Vincular a NC aos requisitos importantes para a gestão, mesmo que não sejam requisitos legais.

Auditoria

Este módulo veio para simplificar a gestão e realização das suas auditorias. Com ele, você poderá programar, planejar, organizar e executar ilimitadas auditorias de forma simples, segmentada e segura. Todas as suas auditorias de conformidade legal, passadas e futuras, estarão disponíveis em um só lugar!

O que o módulo oferece?

Com o módulo de Auditoria, você poderá:

• Programar a data em que uma auditoria ocorrerá;
• Planejar auditorias para áreas específicas e destinar os requisitos que serão auditados, os responsáveis, a equipe auditora e o cronograma da auditoria;
• Auditar Outros Requisitos (obrigações provenientes, por exemplo, de uma licença);
• Registrar evidências da auditoria em cada requisito e área auditados;
• Alimentar o sistema durante a auditoria, sendo que ao evidenciar a conformidade do requisito, durante a auditoria, é possível transferir essas evidências, para o requisito legal pertinente, na aba de Requisitos de CAL;
• Extrair relatórios de andamento da auditoria geral e de cada área;
• Extrair um relatório final da auditoria, que poderá ser exportado em PDF

 

Além disso, para todos os módulos, oferecemos suporte ilimitado, além de capacitação em EAD.

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Gostou? Quer conhecer mais sobre algum deles? Entre em contato com a gente, por nosso email: negocios@iusnatura.com.br

 

 

-Escrito por Júlia Balsamão