Como otimizar a sua gestão de requisitos legais

Para estar em conformidade legal com todos os requisitos aplicáveis, é necessário adotar uma série de medidas, processos e etc. É exigido, inclusive pelas normas certificadoras, que a gestão de tais itens seja realizada através de um Sistema de Gestão. Entretanto, para alcançar a conformidade legal, você precisará gerir outros pontos igualmente importantes, determinar uma periodicidade para os processos, entendê-los de forma adequada e eficiente.

Por esse motivo, preparamos este artigo para te contar sobre serviços que poderão agregar (e muito!) na sua gestão dos requisitos legais, no seu sistema de gestão e nos processos relacionados.

Monitoramento de Normas Técnicas

Além de monitorar as normas aplicáveis ao seu negócio, as obrigações trazidas por elas, e, para estar e permanecer em conformidade legal, a organização também deverá atender às Normas Técnicas aplicáveis e que geram obrigações ao seu negócio. Salvo exceções, as Normas Técnicas que foram citadas em normas legais, passam a ter o seu atendimento como obrigatório.

Além disso, para se certificar em normas certificadoras, como as ISOs 14001 e 45001, as empresas devem comprovar o atendimento às NTs.

Se você é usuário do CAL, sabe que nós temos uma aba dedicada somente às NTs, onde listamos todas aquelas que foram citadas no texto das Normas Legais aplicáveis ao empreendimento.

Caso não utilize o CAL, o ideal é que a ferramenta que você utiliza em seu Sistema de Gestão, ofereça inicialmente, a lista das NTs potencialmente aplicáveis.

Entretanto, a listagem não é o suficiente para realizar a gestão de forma eficiente. Além de listá-las, você deverá:

• avaliar se as NTs citadas no texto de normas legais aplicáveis, geram ou não obrigações para o empreendimento;
• verificar a necessidade de disponibilização do texto das normas técnicas consideradas aplicáveis;
• providenciar sistemática para garantir o seu atendimento.

Neste sentido, você poderá contar com a Ius com alguns serviços relacionados às NTs. Conheça-os abaixo:

Análise de aplicabilidade de Normas Técnicas

Você pode estar se perguntando: por que a listagem das NTs não é o suficiente?

O que acontece é que, em alguns casos, mesmo que a NT tenha sido citada em uma Norma Legal aplicável ao seu empreendimento, não necessariamente ela também será aplicável.

Por isso, é essencial identificar nesta listagem de NTs potencialmente aplicáveis, quais são aquelas que se aplicam, de fato. 

Para te auxiliar nesta identificação, através da “Análise de Aplicabilidade de Normas Técnicas” realizamos as seguintes atividades:

• Identificação de todas as NTs mencionadas nos textos das Normas Legais aplicáveis ao seu empreendimento;
• Análise do contexto em que cada uma dessas NTs foi citada, a fim de concluir se ela é ou não aplicável às atividades, produtos e serviços da sua organização;
• Definição de qual versão da NT deve ser observada, pois há casos de cancelamentos e substituições da norma que é citada pela legislação;
• Indicação das NTs que devem ser adquiridas ou não, pela sua empresa;
• Preenchimentos dos campos destinados à gestão das NTs, de acordo com as necessidade e realidade da sua empresa e com a necessidade de aquisição do texto da norma.

Assim, você terá uma listagem de NTs realmente aplicáveis e geradoras de obrigações ao seu negócio e com as informações necessárias em relação a cada uma delas. E, além disso, conseguirá atender às necessidades voltadas à gestão das mesmas, em relação à aquisição do texto e aos procedimentos para atendimento. 

Mas ainda é possível facilitar mais!

Check List de Norma Técnica

Depois de entender quais são as NTs potencialmente aplicáveis > identificar as que realmente se aplicam > identificar quais você deve adquirir o texto > a versão correta do texto de cada uma delas > adquirir o texto, você ainda pode contar com a elaboração de um check list de verificação. Assim, listamos todas as obrigações previstas em tal NT, facilitando a gestão e o atendimento delas. 

Para quem utiliza o CAL, fazemos com as NTs e suas determinações, o que fazemos com as Normas Legais em seu CAL.

Dessa forma, a sua gestão das Normas Técnicas será completa, você conseguirá implementá-las e estabelecer os procedimentos necessários para atendê-las.

Ajuste técnico

Este suporte é voltado para os usuários do CAL, que precisam de ajuda na configuração e adequação do sistema, em relação à realidade da empresa, principalmente na fase de implantação e no início do uso da ferramenta. 

Através do ajuste técnico, você contará com um consultor da Ius, que irá:

1. Revisar o Formulário de Hipótese de Incidência:
   Ao implantar o CAL, você deverá responder ao Formulário de Hipótese de Incidência, para ter a sua listagem de requisitos legais aplicáveis disponibilizada. Em alguns casos, os usuários podem responder às perguntas nele constantes, de forma incoerente com a realidade da empresa, de suas atividades, processos e afins. Esta situação poderá impactar a sua listagem e a gestão de requisitos legais. Assim, um consultor poderá auxiliá-lo a interpretar, preencher corretamente ou revisar tal formulário e adequá-lo às suas necessidades.
   
2. Avaliar a aplicabilidade dos requisitos listados em seu CAL: o consultor avaliará se aquelas obrigações listadas, são realmente aplicáveis ao seu empreendimento. Também analisará caso você tenha identificado requisitos que não são aplicáveis ou tenha identificado a ausência de requisitos aplicáveis em seu CAL. Esta situação pode, inclusive, decorrer de erro no preenchimento do FHI e, por fim realizará as alterações necessárias. 
3. Mapear as áreas da sua organização: depois de listados os requisitos aplicáveis em seu CAL, você poderá gerenciá-los. Para isso, o primeiro passo para o evidenciamento, é destinar as áreas responsáveis pelo atendimento e gestão daquelas obrigações. Então, o consultor te auxiliará em todo o processo envolvendo as áreas do seu CAL. Na criação delas, na vinculação dos usuários às áreas as quais pertencem, na vinculação das áreas às obrigações e etc. Apenas depois de cumpridas estas etapas, você poderá evidenciar os requisitos. 
4. Auxiliar no cadastro dos usuários pontos focais: determinar quais serão os usuários responsáveis pelas áreas cadastradas;
5. Orientar quanto ao uso da ferramenta: caso você precise de suporte quanto às ferramentas do CAL.

Com o ajuste técnico, o início da sua jornada da gestão pelo CAL, será ainda mais segura, simples e fiel. Podendo sanar problemas logo na fase inicial e se resguardar em relação a outras possíveis situações.

Módulos adicionais

Esta também é uma solução para os usuários do CAL, que podem contar com ferramentas que auxiliarão em outros processos importantes, como a gestão de documentos e, assim, otimizarão a sua gestão.

Conheça mais sobre os módulos adicionais do CAL.

Suporte Legal

Ao contratar o CAL 4.0, você também terá acesso à nossa consultoria e toda sua bagagem jurídica. São mais de 30 anos de experiência, respondendo dúvidas de todos os segmentos, auxiliando nossos clientes a compreenderem a legislação aplicável e a estarem sempre em conformidade. Apenas em 2021, respondemos 11.214 dúvidas jurídicas. Provavelmente, a sua dúvida já foi respondida para outro cliente!

Nosso time é composto por advogados e consultores que possuem formação em cursos de Lead Auditor ISO 14.001 e ISO 45001, com experiência acumulada em auditorias e certificações de Sistemas de Gestão.

Você poderá consultar o nosso suporte jurídico ilimitadamente, contando com o time de especialistas da Ius Natura, para esclarecer dúvidas referentes às normas e obrigações aplicáveis, aos seus documentos, às evidências a serem registradas no sistema, à adequação de planos de ação e muito mais.

Consultoria Ius – Validação no CAL

Estará à sua disposição no seu CAL, a função “Consultoria Ius”. Através dela, você poderá tirar dúvidas conosco sobre:

• Sua gestão
• Adequação de um plano de ação
• Normas específicas;
• Obrigações específicas;
• Aplicabilidade de normas e obrigações, dentre várias outras possibilidades.

Além disso, a ferramenta pode ser utilizada para tirar dúvidas sobre a adequação de alguma evidência. Ou seja, quando não tiver segurança em relação ao preenchimento feito em um requisito, você poderá submeter à nossa análise e nós aprovaremos ou reprovaremos os registros.

Basta que você registre sua dúvida no seu CAL e nós retornaremos com os esclarecimentos, ainda no sistema. Todas elas também podem ser acompanhadas e avaliadas na plataforma. Para exemplificar, veja como a ferramenta fica disponível nos requisitos:

Consultoria Ius

A Ius oferece uma consultoria especializada e completa para te auxiliar com o preenchimento e adequação do seu sistema de gerenciamento de requisitos legais, preparação para auditorias, verificação de evidências e muito mais!

Pensando no atendimento às demandas estabelecidas pelas normas, em relação ao sistema de gestão, fornecemos serviços e uma equipe que te auxiliará, por exemplo, a respeito das normas certificadoras, como:

• no evidenciamento periódico do seu sistema de gestão, conforme exigido pelo item 9.1.2 das normas ISO;
• na realização de auditorias internas, conforme exigido pelos itens 9.2.2 das normas ISO.

Para entender melhor sobre a consultoria, a sua importância e seu funcionamento, acesse o artigo

–

Se interessou por alguma dessas soluções? Você pode entrar em contato conosco para entender ainda mais sobre estes e outros serviços e até nos solicitar uma proposta!

Vamos juntos!

*Por Júlia Balsamão