Filtros de Pesquisa: esteja preparado para a sua auditoria! Parte 1

Conhecer as ferramentas de busca do CAL pode ser o diferencial para evitar surpresas não desejadas durante um processo de certificação.

A obtenção de uma certificação de conformidade legal nada mais é que a validação do compromisso das corporações com suas obrigações legais,  com os interesses coletivos e com o desenvolvimento sustentável. 

Conquistar uma certificação reconhecida, como a ISO 14001 – sobre gestão ambiental – demonstra a adoção de uma estrutura padronizada de boas práticas, que melhoram a eficiência e reduzem riscos. 

Não só isso: elas também tornam a empresa mais competitiva, abrindo portas para novos mercados e clientes, sendo fundamental para as empresas que buscam aprimorar seus processos, atestar a qualidade de seus produtos e serviços e aumentar a confiança dos stakeholders. 

Em outras palavras, “o cumprimento da legislação ambiental tornou-se não apenas uma exigência legal, mas um imperativo ético e estratégico para garantir  a continuidade e a legitimidade das operações corporativas”1.

Para assegurar um bom desempenho nesse processo, tanto de auditorias internas quanto externas, é preciso se preparar de forma atenta e estratégica. 

Dominando suas ferramentas de busca e organização, podemos garantir que o CAL será seu maior aliado no decurso da certificação. Nesse artigo, vamos tratar de como ele pode facilitar o período que precede a auditoria: o preparo.

A importância dos filtros de pesquisa

O Sistema CAL oferece uma grande variedade de filtros de pesquisa, para propiciar resultados assertivos e auxiliar no monitoramento de responsabilidades. Dessa forma, fazer bom uso desses filtros pode ser a virada de chave que você precisa para dominar sua conformidade legal do início ao fim. 

Com as buscas corretas, você garante que obrigações relevantes e potencialmente negligenciadas sejam identificadas a tempo, antes que um auditor solicite evidências que vocês ainda não possuem.

Vamos conhecer os filtros que vão te ajudar a identificar e dirimir qualquer pendência antes da sua auditoria?

ATENÇÃO: se um dos filtros mencionados aqui não estiver disponível na sua visualização inicial, você pode adicioná-los no campo indicado abaixo. Basta clicar sobre ele, escolher qual das opções da lista melhor te atende e incluir o filtro desejado clicando no +:

DICA 1: Vencimento de VCLs 

Ao evidenciar um requisito, atualizamos a data de Verificação de Conformidade Legal (VCL), para indicar o dia a partir do qual se contará o prazo de reavaliação das obrigações. Na interface Requisito de CAL, é possível filtrar pelos requisitos com VCLs próximas de vencer, isto é, requisitos que devem ser reavaliados em breve.

Vamos imaginar, por exemplo, que sua auditoria esteja agendada para o final do mês de fevereiro. A partir dos filtros de data de vencimento, você encontra com facilidade o que precisa ser reavaliado no período indicado, para evitar que no dia marcado surjam requisitos que já deveriam ter sido revistos:

A fim de especificar essa busca, você pode combinar esse filtro com o de “Área responsável”. Observemos, por exemplo, requisitos com respostas vencidas que tenham a área “RH” como responsável:

DICA 2: Planos de ação vendidos ou a vencer

Outra possibilidade de busca é por requisitos que possuam planos de ação pendentes, quando identificamos irregularidades a serem tratadas. Utilizando os filtros abaixo, é possível limitar o período de vencimento desses planos, para verificar quais condutas precisam ser concluídas nesse prazo.

A seguir, temos o exemplo de como filtrar para encontrar respostas com ações a vencer em fevereiro:

Ou, ainda, diretamente pelos planos de ação já vencidos no momento da busca: 

DICA 3: Requisitos sem avaliação

Com uma busca rápida, você localiza as obrigações que não foram avaliadas, que ainda não têm uma área responsável para responder pelo seu cumprimento ou ainda que estejam com pendências de HI – o que impede sua inclusão definitiva no CAL.

• Basta selecionar cada um dos filtros abaixo, usando-os separadamente: 
• Recuperar apenas requisitos sem área responsável: “Sim”
• Requisito possui pendência de resposta de HI: “Sim”
• Status de resposta do requisito: “Não avaliado”
  

Essas buscas garantem que não restem obrigações desconhecidas ou negligenciadas no seu sistema.

DICA 4: Tema do requisito

Por último, verifique se há algum tema de maior vulnerabilidade na sua organização que precisa ser acompanhado com mais atenção. Para isso, explore as opções disponíveis no filtro abaixo:

Além dessas, há outras inúmeras opções para facilitar suas buscas, não se esqueça de explorar! E lembre-se: para resultados mais assertivos, você pode combinar os filtros entre si.

É importante acompanhar de perto suas obrigações no CAL, para garantir que estejam evoluindo com a avaliação de requisitos como esperado e em dia com os prazos definidos. Usando os instrumentos corretos, isso pode ser mais rápido e prático do que você imagina! 

Essa cautela não apenas minimiza riscos, mas também melhora a credibilidade da sua organização perante auditores e partes interessadas.

Por fim, reiteramos que a gestão de requisitos legais não deve e nem precisa ser uma tarefa complicada. Conhecer e aplicar os filtros de pesquisa do seu software pode facilitar o processo de auditoria e certificação, minimizando dores e conferindo mais segurança para todos os colaboradores. 

Para conhecer nossos tutoriais online e outras ferramentas de pesquisa, acesse nosso FAQ: AQUI

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Referências: 

1 MANFREDINI, Fábio Navarro; MANFREDINI, Larissa Maria Viegas. Auditoria de conformidade legal ambiental: perspectivas, desafios e importância. Revista FT, [S.l.], v. 28, n. 138, 2024. Disponível em: https://revistaft.com.br/auditoria-de-conformidade-legal-ambiental-perspectivas-desafios-e-importancia/. Acesso em: 5 fev. 2025.