O que você precisa saber sobre os usuários e cadastros no CAL 4.0

Se você é o responsável pela Gestão dos Requisitos Legais da sua empresa, pode ser que tenha algumas dúvidas sobre o seu usuário, algumas situações que o envolvem e até sobre os usuários de outras pessoas.

Por isso, preparamos um artigo sobre o tema, para que você entenda como funciona a inserção e a manutenção de acessos no CAL 4.0.

Como ter um usuário no CAL 4.0?

Para que você tenha acesso ao Sistema CAL 4.0 e aos requisitos legais aplicáveis à sua empresa, antes de tudo, você precisa ser cadastrado na plataforma.

A gestão de usuários fica a cargo da própria empresa, já que os colaboradores são quem mais conhecem a realidade do empreendimento, quem deve acessar os Requisitos Legais, quais devem ser os limites de acesso de cada usuário, por quais áreas cada um responde, dentre tantas outras situações.

Por isso, caso ainda não tenha sido cadastrado, você deverá entrar em contato com o gestor ou ponto focal da sua área ou da empresa e solicitar que você e seu e-mail tenham acesso ao CAL.

Depois disso, o responsável deverá efetuar o seu cadastro e você receberá um e-mail com um link, para que ative seu usuário e crie uma senha. Este link tem um prazo de validade de 24h e, depois disso, ele estará inválido.

Caso você não ative o seu usuário neste período, você deverá acessar o CAL 4.0, clicar em “Esqueceu sua senha”, informar o seu e-mail e clicar em “Enviar”. Concluídos os passos, você receberá um novo e-mail, para que vincule uma nova senha e consiga ativar o seu cadastro. 

Pronto! A partir de então, você poderá acessar a plataforma de acordo com as permissões que lhe foram concedidas.

Caso você seja gestor no CAL e queira cadastrar algum usuário, confira o nosso passo a passo aqui!

Limite de usuários e regras para cadastro:

É comum que sejamos questionados sobre a quantidade de acessos que disponibilizamos a cada um dos nossos clientes. A resposta é: ILIMITADO! 

Mas você sabe porque definimos que fosse assim?

No CAL, você poderá cadastrar quantas pessoas quiser. Entendemos que a realidade de cada empreendimento é uma e damos a liberdade para cada um realizar a gestão da forma mais adequada possível.

Algumas organizações restringem o acesso à plataforma aos pontos focais, apenas. Outras, entendem que a gestão deve ser de responsabilidade de cada responsável por uma área. Há aquelas que preferem que os pontos focais da gestão dos requisitos legais na empresa, os pontos focais das áreas e os colaboradores das áreas pertinentes, consigam acessar a lista de obrigações… 

Cada empresa tem seu modo de gerir suas obrigações. Algumas realidades pedem que a gestão seja centralizada e outras, que ela seja ramificada. Por isso, te deixamos livre para escolher quem terá acesso ao CAL 4.0 e se organizar da forma que achar mais adequada e funcional.

Existem dois tipos de usuários, os Corporativos e os usuários por CAL. Em relação aos acessos corporativos, inicialmente, pré definimos uma quantidade de cadastros. Então, a depender da quantidade de usuários corporativos que você incluir, pode ser que o sistema aponte que o limite foi atingido. Mas não se preocupe! Nesta situação, basta entrar em contato com o nosso time de Suporte Operacional e solicitar a expansão.

Tipos de usuários

Como citamos logo acima, existem dois tipos de usuários no CAL e, cada um deles, possui um tipo de licença. A licença corresponde ao que aquele usuário terá acesso dentro do sistema. 

Os tipos de licença são:

1. Licença corporativa: quando o usuário tem permissão para acessar as informações de toda a organização. Ou seja, terá acesso à gestão dos requisitos legais de todas os empreendimentos que fizerem a gestão no CAL;
2. Licença de empreendimento: esta licença dá ao usuário, acesso somente aos dados do empreendimento ou dos empreendimentos em que for vinculado.

Ou seja, os usuários que devem acessar a gestão da empresa como um todo e de todos os empreendimentos que utilizam o CAL, devem ser cadastrados como “usuário corporativo”. Já aqueles que devem acessar apenas a gestão de um ou mais empreendimentos específicos, devem ser cadastrados como “usuário por CAL”.

 

Algumas regrinhas!

Agora que você já entendeu como o cadastro de usuários funciona, vou te contar algumas regrinhas que facilitam e protegem o seu CAL, em relação ao acesso e rastreamento das informações.

No Sistema CAL, existem algumas condições para o cadastro:

Você só poderá cadastrar emails que tenham o domínios corporativos

Domínios comerciais (gmail, yahoo, uol, outlook, etc) não podem ser cadastrados no CAL 4.0. Mas por que? Normalmente as empresas possuem domínio próprio e os emails dos colaboradores, tem um padrão. Então, validamos os domínios indicados e utilizados, restringindo que aqueles que não o possuem, sejam cadastrados na plataforma. Isso garante que apenas aqueles que fazem parte, de fato, da sua organização, consigam acessar as informações. Assim, você estará seguro!

Mas e se eu quiser cadastrar alguém que tem o domínio diferente do domínio da minha empresa?

Pode ser que você esteja tentando cadastrar alguém no CAL, com domínio diferente daquele/daqueles que foi/foram autorizados. O Sistema logo te informa esta impossibilidade e lista quais são os domínios permitidos. Mas não se preocupe! Você ainda poderá cadastrar o usuário.

Para isso, basta que um ponto focal entre em contato conosco e solicite a inclusão de um novo domínio. A solicitação deve ser feita ao nosso time de Suporte Operacional.

O importante é garantir que aquela solicitação foi feita por responsável habilitado para tal e que as suas informações do CAL estejam seguras!

Um email só pode ser cadastrado em um usuário

Ao cadastrar um usuário no sistema, você deve informar o seu e-mail. Caso o endereço já tenha sido cadastrado em outro acesso (independente dele estar ativo ou inativo), não será possível vinculá-lo a um novo usuário. Ou seja, cada cadastro terá o seu e-mail!

Também indicamos que e-mails de grupos não sejam cadastrados como e-mail de usuário. Bem como, emails que varias pessoas têm acesso.

 Isso permite que você consiga rastrear as informações dos usuários e identificar suas atividades dentro do sistema e dá maior segurança em relação ao acesso às informações.

Um usuário não pode ser reaproveitado

Quando um usuário for inativado no Sistema CAL, o seu cadastro não deve ser alterado e utilizado por outra pessoa. Se precisar cadastrar, por exemplo, alguém para assumir as responsabilidades daquele usuário, não utilize o antigo acesso, mas crie um novo, para o novo responsável e transfira as responsabilidades para ele.

Reaproveitar um cadastro prejudicará o rastreamento das informações e atividades do usuário no sistema. Isso porque, no CAL, em muitos casos, é possível acessar o responsável por alterações realizadas. No histórico, haverá a indicação do e-mail do responsável pela mudança. Por isso, se você reutilizar um acesso, todas as alterações realizadas pelo antigo usuário, estarão em nome do novo usuário.

 

Usuário bloqueado x inativo

Para aqueles que já possuem um usuário cadastrado no sistema CAL, é possivel que o seu acesso seja bloqueado ou inativado, em algum momento.

Também é possível que o gestor do CAL queira inativar ou bloquear um acesso.

Diante destas situações, primeiro você deve entender a diferença entre usuário bloqueado e usuário inativo:

• Bloqueado: para sua segurança, o seu usuário será bloqueado ao inserir senha incorreta 3 vezes, ao tentar logar no sistema. Não envolve nenhuma restrição de acesso ou impedimento definido pelos gestores e o desbloqueio é feito pelo próprio usuário.
• Inativo: é quando o usuário não pode mais acessar os dados do CAL 4.0, nem ser informado pelo sistema, ser cadastrado em ações e etc. Este procedimento é realizado por administradores no Sistema e é adotado, principalmente, quando o colaborador não faz mais parte da organização. Entretanto, ele pode ser revertido e o usuário ser reativado. 

Existe uma última possibilidade de restrição de acesso às informações no CAL 4.0, que é a Proibição de acesso. Neste caso, o usuário é banido do sistema. Tal ferramenta deve ser utilizada sempre que desejar que um usuário suspeito ou indesejado, não consiga mais acessar a plataforma.

Resumindo, se você inseriu  a senha incorreta 3x tentando logar no sistema, o seu usuário não possui nenhuma restrição de acesso e estará bloqueado. Você mesmo poderá desbloqueá-lo, seguindo estes passos!

Caso o gestor da plataforma ou ponto focal da sua área e etc, tenha optado por não te conceder mais acesso ao CAL, ou seja, inativado o seu usuário, você deverá entrar em contato com o mesmo. Apenas ele poderá reativar o seu usuário seguindo este procedimento.

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Agora você já sabe tudo que precisa, para ser cadastrado, solicitar, realizar e administrar um cadastro!

 

-Escrito por Júlia Balsamão